การใส่รหัสผ่านสำหรับไฟล์เอกสาร Microsoft Office

หลายๆครั้งที่เรามีความจำเป็นต้องส่งเอกสารลับต่างๆให้กับผู้เกี่ยวข้องในองค์กร หรือส่งหาลูกค้า การใส่รหัสผ่านเพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูลในไฟล์ก็เป็นทางเลือกหนึ่งที่จะมั่นใจได้ว่า จะไม่มีใครเข้าถึงข้อมูลของเราได้โดยไม่ได้รับอนุญาต

ผมจะขอยกตัวอย่างการใส่รหัสผ่านในโปรแกรม Microsoft Word, Excel และ PowerPoint โดยใช้หน้าจอของ Word เป็นตัวอธิบายครับ

ขั้นแรกเราก็เพียงเปิดไฟล์ Word ที่ต้องการใส่รหัสผ่าน จากนั้น เลือกเมนู File > Info > Protect Document

password-doc1-1

จากนั้นให้เลือกที่ Encrypt with Password

password-doc2

จากนั้นให้ใส่รหัสผ่านที่ต้องการ แล้วกด OK  จากนั้น โปรแกรมจะให้ยืนยันรหัสผ่านอีกครั้ง

หลังจากนั้น ให้กลับไปที่หน้าจอทำงานปกติ แล้วกด Save ไฟล์ของคุณก็จะถูกป้องกันด้วยรหัสผ่านเรียบร้อย

ส่วนวิธีเอารหัสผ่านออกก็ทำขั้นตอนเดียวกับการใส่รหัสผ่าน เพียงแต่ให้ลบรหัสผ่านเก่าทิ้ง แค่นี้ก็เสร็จขั้นตอนครับ

สำหรับไฟล์ Excel หรือ PowerPoint ก็ทำด้วยขั้นตอนเดียวกันครับ

ข้อควรระวัง

  1. ควรจำรหัสผ่านของตัวเองให้ได้ เพราะจะไม่มีโหมดการกู้รหัสผ่านให้นะครับ
  2. ความปลอดภัยจะดีแค่ระดับหนึ่งเท่านั้น เพราะอย่างน้อยคุณต้องบอกรหัสผ่านให้กับผู้รับไฟล์ ไม่ว่าจะเป็นทางอีเมล์ หรือโทรศัพท์  หรืออะไรก็แล้วแต่ เท่ากับเป็นการเปิดเผยรหัสผ่านออกมาแล้ว
  3. รหัสผ่านเป็นของแต่ละไฟล์ ถ้าคุณส่งไฟล์ 2 ครั้งแล้วใช้รหัสผ่านต่างกัน ผู้เปิดไฟล์ก็ต้องรู้เองว่าไฟล์ไหนใช้รหัสไหน

 

สำหรับผมเอง ผมจะใส่รหัสไว้กับไฟล์ที่ต้องส่งให้กับผู้รับเป็นประจำเท่านั้น แล้วกำหนดรหัสผ่านที่รู้กัน 2 ฝั่งโดยไม่ต้องมานั่งแจ้งรหัสผ่านทุกครั้ง

หรืออีกวิธีเราอาจไม่ใส่รหัสผ่านในไฟล์ต้นฉบับก็ได้ แต่ใช้วิธีการทำสำเนา หรือแปลเป็น PDF แล้วใส่รหัสผ่านเฉพาะไฟล์สำเนา หรือ PDF ที่จะส่งให้คนอื่นเท่านั้น ก็ทำได้

เทคโนโลยีมีไว้ให้เลือกใช้ตามความเหมาะสมครับ

Author: boon

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *