Skip to main content

Askboon

มาสร้าง Checklist กันอย่างถูกวิธีดีกว่า

ผมเป็นคนหนึ่งที่ใช้ Checklist ในการทำงานอยู่ตลอดเวลา ด้วยเหตุที่ว่า Checklist ช่วยป้องกันไม่ให้เราทำอะไรที่ผิดพลาด หรือหลงลืมสิ่งที่สำคัญก่อนที่จะทำอะไรสักอย่าง ซึ่ง Checklist นี้อาจจะดูเป็นเครื่องมือที่ใช้งานได้ง่ายๆ แต่ก็มีบางประเด็นที่ผมก็เพิ่งจะได้เรียนรู้การใช้ Checklist จากผู้เชี่ยวชาญระดับโลก ซึ่งทำให้รู้ว่าผมยังใช้ Checklist ได้อย่างด้อยประสิทธิภาพเป็นอย่างมาก

ข้อแนะนำจาก Checklist Expert

Daniel Boorman วิศวกรของบริษัท Boeing ที่เป็นผู้เชี่ยวชาญในการสร้าง Checklist ในการทำงาน ได้พูดถึงการทำ Checklist ที่มีประสิทธิภาพและใช้งานได้จริงว่า จะต้องประกอบด้วยองค์ประกอบ 4 ข้อ ดังนี้

  1. Checklist จะต้องมี Pause Point ที่ชัดเจน คำว่า Pause Point หมายถึงจุดที่คุณรู้ว่าจะต้องใช้ Checklist แล้ว ยกตัวอย่างกรณีที่เราต้องการเขียน blog เพื่อเผยแพร่ในอินเทอร์เน็ต Pause Point สำหรับผมในกิจกรรมนี้ก็คือช่วงเวลาก่อนที่ผมจะกดปุ่ม Publish ซึ่งถือว่าเป็นจุดที่ผมต้องใช้ Checklist มาตรวจสอบความครบถ้วนสมบูรณ์ของงานก่อนจะกดปุ่มเพื่อเผยแพร่สู่อินเทอร์เน็ตนั่นเอง
  2. Checklist จะต้องสามารถทำได้โดยไม่เสียเวลามาก (Speedy) ซึ่ง Boorman ได้ให้แนวทางไว้ว่า Checklist ควรจะต้องสามารถทำให้แล้วเสร็จได้ในเวลาไม่เกิน 60 วินาที โดยมีรายการสำคัญๆไม่เกิน 5-9 ข้อ
  3. Checklist จะต้องเป็นรายการที่ต้องใช้ประกอบกับสิ่งที่รู้อยู่แล้ว (Supplement to existing knowledge) ซึ่งหมายถึง Checklist จะเสมือนกับเป็นสิ่งที่ย้ำเตือนให้ทราบถึงสิ่งที่เรามีความรู้ในการดำเนินการเรื่องนั้นๆอยู่แล้ว ไม่ใช่เป็นรายการที่เป็นการบอกขั้นตอนในการทำงานแบบหุ่นยนต์โดยที่ผู้ใช้ Checklist ไม่มีความรู้ในเรื่องนั้นๆเลย
  4. Checklist ที่ดีจะต้องได้รับการทดสอบในการใช้งานจริงมาแล้ว และต้องมีการอัพเดทอย่างสม่ำเสมอ

ผมมั่นใจว่า หากเราทำตามข้อแนะนำในการสร้าง Checklist ทั้ง 4 ข้อนี้ เราจะสามารถลดความผิดพลาดในการทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานขึ้นได้ง่ายๆกันเลยทีเดียว มาเป็น Checklist Expert กันนะครับ

อ้างอิง: https://www.youtube.com/watch?v=18ns58FyPmY