ผู้ใช้งาน LibreOffice จำนวนมากอาจประสบปัญหาไฟล์เอกสาร .odt ที่มีเนื้อหาไม่มากนัก แต่กลับมีขนาดใหญ่เกินคาด บางครั้งอาจมีขนาดหลายสิบเมกะไบต์ ทั้งที่ภายในมีเพียงข้อความธรรมดา ไม่มีรูปภาพหรือตารางที่ซับซ้อน บทความนี้จึงขอนำเสนอสาเหตุและแนวทางแก้ไขปัญหาดังกล่าวอย่างเป็นระบบ
สาเหตุของปัญหา
ไฟล์ .odt จัดเป็นไฟล์ประเภท ZIP ที่ถูกบีบอัด ซึ่งภายในประกอบด้วยข้อมูลหลายส่วน การที่ไฟล์มีขนาดใหญ่ผิดปกติมักเกิดจากปัจจัยหลักดังต่อไปนี้
1. การฝังฟอนต์ (Font Embedding)
สาเหตุอันดับต้นๆ ของปัญหาไฟล์พองโต คือการฝังฟอนต์ลงในเอกสาร โดยเมื่อผู้ใช้เปิดใช้งานตัวเลือก "ฝังฟอนต์ในเอกสาร" (Embed fonts in the document) ซึ่งอยู่ใน File -> Properties -> แท็บ Font LibreOffice จะทำการบันทึกสำเนาของฟอนต์ที่ใช้งานทั้งหมดไว้ในไฟล์
ฟอนต์หนึ่งตัวอาจมีขนาดหลายเมกะไบต์ โดยเฉพาะฟอนต์ภาษาไทยบางชนิดที่มีขนาดใหญ่เป็นพิเศษ เมื่อมีการใช้งานหลายฟอนต์หรือฟอนต์ที่มีน้ำหนักมาก ขนาดไฟล์ก็จะเพิ่มขึ้นตามไปด้วย นอกจากนี้ ในบางกรณี LibreOffice อาจฝังฟอนต์ที่ไม่ได้ใช้งานจริงเข้าไปด้วยโดยอัตโนมัติ ส่งผลให้ไฟล์มีขนาดใหญ่เกินความจำเป็น
2. การติดตามการแก้ไข (Track Changes)
ฟีเจอร์การติดตามการแก้ไขเป็นอีกหนึ่งสาเหตุที่ทำให้ไฟล์มีขนาดใหญ่ขึ้น เนื่องจากการทำงานของฟีเจอร์นี้จะบันทึกประวัติการแก้ไขทุกครั้ง ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่ม ลบ หรือปรับเปลี่ยนข้อความ แม้ผู้ใช้จะยอมรับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดแล้ว (Accept All Changes) ข้อมูลประวัติเหล่านั้นอาจยังคงหลงเหลืออยู่ในโครงสร้างของไฟล์ ส่งผลให้ขนาดไฟล์เพิ่มขึ้นโดยไม่จำเป็น
3. การสะสมของสไตล์อัตโนมัติ (Automatic Styles)
การจัดรูปแบบโดยตรง (Direct Formatting) เช่น การเปลี่ยนขนาดตัวอักษร สี หรือรูปแบบตัวหนา-เอียง จะทำให้ LibreOffice สร้าง "สไตล์อัตโนมัติ" ขึ้นเพื่อบันทึกการปรับเปลี่ยนดังกล่าว ยิ่งเอกสารผ่านการแก้ไขมานานหรือมีการคัดลอกข้อความจากแหล่งอื่นๆ มากเท่าใด สไตล์อัตโนมัติก็จะสะสมมากขึ้นเท่านั้น ซึ่งทั้งหมดนี้จะถูกบันทึกไว้ในโครงสร้าง XML ของไฟล์ ส่งผลให้ขนาดไฟล์เพิ่มขึ้น
4. การแปลงไฟล์จาก Microsoft Word
สาเหตุสำคัญอีกประการหนึ่งที่พบได้บ่อย คือการเปิดไฟล์จาก Microsoft Word (.docx หรือ .doc) ด้วย LibreOffice แล้วบันทึกเป็น .odt ซึ่งอาจทำให้ขนาดไฟล์เพิ่มขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ โดยมีสาเหตุย่อยดังนี้
- ความไม่สมบูรณ์ของการแปลงรูปแบบ: กระบวนการแปลงระหว่างรูปแบบไฟล์ทั้งสองไม่ได้สมบูรณ์แบบเสมอไป ไฟล์
.docxขนาดเล็กอาจกลายเป็นไฟล์.odtที่มีขนาดใหญ่ขึ้นหลายเท่า - การฝังฟอนต์โดยอัตโนมัติ: LibreOffice อาจทำการฝังฟอนต์จากไฟล์ Word เดิมลงในไฟล์ ODT ใหม่โดยอัตโนมัติ แม้ผู้ใช้ไม่ได้ตั้งใจก็ตาม มีรายงานว่าพบกรณีไฟล์
.docxขนาด 100 KB กลายเป็นไฟล์ ODT ขนาดกว่า 800 MB จากสาเหตุดังกล่าว - การแปลงรูปภาพแบบเชื่อมโยงเป็นแบบฝังตัว: ไฟล์ Word สามารถเชื่อมโยงรูปภาพจากภายนอกได้ (Linked Images) แต่เมื่อเปิดใน LibreOffice รูปภาพเหล่านี้อาจถูกแปลงเป็นแบบฝังในไฟล์ (Embedded) ส่งผลให้ขนาดไฟล์เพิ่มขึ้นอย่างมาก
แนวทางแก้ไข
1. ตรวจสอบเนื้อหาภายในไฟล์
เนื่องจากไฟล์ .odt คือไฟล์ ZIP ที่ถูกบีบอัด ผู้ใช้สามารถตรวจสอบเนื้อหาภายในได้โดย
- สำรองไฟล์ต้นฉบับไว้ก่อน
- เปลี่ยนนามสกุลไฟล์จาก
.odtเป็น.zip - เปิดไฟล์ ZIP ด้วยโปรแกรมบีบอัดไฟล์
- ตรวจสอบโฟลเดอร์ต่างๆ เช่น
- โฟลเดอร์
Pictures/เพื่อตรวจสอบว่ารูปภาพที่ซ่อนอยู่หรือไม่ - โฟลเดอร์
Fonts/เพื่อตรวจสอบฟอนต์ที่ถูกฝังไว้
- โฟลเดอร์
วิธีการนี้จะช่วยให้ทราบได้ว่าอะไรคือตัวการหลักที่ทำให้ไฟล์มีขนาดใหญ่
2. ปิดการฝังฟอนต์
นี่เป็นวิธีการแก้ไขที่ตรงจุดและได้ผลดีที่สุด
- เปิดเอกสารใน LibreOffice
- ไปที่
File->Properties - คลิกแท็บ Font
- ยกเลิกการเลือกที่ช่อง "Embed fonts in the document"
- คลิก OK และบันทึกไฟล์ด้วยชื่อใหม่
ข้อควรพิจารณา: การปิดการฝังฟอนต์อาจทำให้เอกสารแสดงผลแตกต่างไปจากเดิมเมื่อเปิดในเครื่องอื่นที่ไม่มีฟอนต์ดังกล่าวติดตั้งอยู่ อย่างไรก็ตาม หากใช้งานฟอนต์พื้นฐานทั่วไปที่มีอยู่ในระบบปฏิบัติการส่วนใหญ่ เช่น ฟอนต์ภาษาไทยพื้นฐาน (TH SarabunPSK, Cordia New) หรือฟอนต์สากล (Arial, Times New Roman) ก็ไม่จำเป็นต้องกังวลเรื่องนี้
3. บันทึกเอกสารใหม่แบบ "สะอาด"
วิธีการนี้ช่วยลบข้อมูลที่สะสมและรูปแบบที่ซ่อนอยู่ออกไปได้มาก
- เปิดเอกสารที่ต้องการแก้ไข
- ไปที่
File->Save As... - เลือกประเภทไฟล์เป็น "ODF Text Document (.odt)"
- คลิกที่ปุ่มตัวเลือกเพิ่มเติม (Filter Settings หรือ More Options)
- ยกเลิกการเลือกตัวเลือกที่เกี่ยวกับการบันทึกข้อมูล AutoRecovery หรือประวัติการแก้ไข
- บันทึกเป็นไฟล์ใหม่
4. การใช้ Markdown เป็นตัวกลาง
สำหรับไฟล์ที่มีสไตล์อัตโนมัติสะสมจำนวนมาก วิธีการนี้เป็นทางเลือกที่มีประสิทธิภาพ
- คัดลอกเนื้อหาทั้งหมดในเอกสาร
- วางลงในโปรแกรมแก้ไขข้อความธรรมดา (Notepad) หรือโปรแกรมที่รองรับ Markdown
- บันทึกเป็นไฟล์ข้อความธรรมดา (plain text) หรือไฟล์ Markdown
- เปิด LibreOffice ใหม่ และสร้างเอกสารเปล่า
- นำเนื้อหาจากไฟล์ข้อความมาแปะในเอกสารใหม่
- จัดรูปแบบใหม่โดยใช้ Styles เช่น Heading 1, Heading 2, Normal แทนการจัดรูปแบบโดยตรง
- บันทึกเป็นไฟล์
.odtใหม่
วิธีนี้จะช่วยรีเซ็ตโครงสร้าง XML ของเอกสารทั้งระบบ และสามารถลดขนาดไฟล์ได้อย่างมีนัยสำคัญ
5. จัดการกับข้อมูลการติดตามการแก้ไข
หากมีการใช้ฟีเจอร์ Track Changes ควรดำเนินการดังนี้
- ไปที่
Edit->Track Changes->Accept or Reject... - ยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด
- ไปที่
Edit->Track Changes->Merge Document...เพื่อลบประวัติการแก้ไขที่เหลืออยู่ (หากมี)
แนวทางป้องกัน
เพื่อไม่ให้กลับมาเจอปัญหานี้อีก ควรปฏิบัติตามแนวทางดังนี้
1. ใช้ Styles แทนการจัดรูปแบบโดยตรง
การใช้ Styles (รูปแบบสำเร็จรูป) เป็นวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดในการใช้งาน LibreOffice
- ใช้
Heading 1และHeading 2สำหรับหัวข้อ - ใช้
Strong Emphasisแทนการทำตัวหนาโดยตรง - ใช้
Emphasisแทนการทำตัวเอียงโดยตรง
การปฏิบัติตามแนวทางนี้จะช่วยให้เอกสารมีโครงสร้างที่สะอาด ไม่มีสไตล์อัตโนมัติสะสม และยังอำนวยความสะดวกในการทำสารบัญ (Table of Contents) อีกด้วย
2. หลีกเลี่ยงการแปลงไฟล์ซ้ำไปมา
หากเป็นไปได้ ควรเลือกรูปแบบไฟล์หลักและยึดถือใช้งาน
- กรณีทำงานคนเดียวหรือในทีมที่ใช้ LibreOffice ทั้งหมด ควรใช้รูปแบบ
.odt - กรณีต้องส่งให้ผู้ที่ใช้ Microsoft Word ควรบันทึกเป็น
.docxเพียงครั้งเดียว และไม่ควรบันทึกกลับมาเป็น.odtซ้ำ
การแปลงไฟล์ซ้ำๆ ระหว่างสองรูปแบบจะเพิ่มข้อมูลที่ไม่จำเป็นและทำให้ไฟล์มีขนาดใหญ่ขึ้นเรื่อยๆ
3. ทำความสะอาดข้อมูลการติดตามการแก้ไขเป็นประจำ
หากมีความจำเป็นต้องใช้ Track Changes ควรดำเนินการยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงทุกครั้งเมื่อส่งงานแต่ละรอบ เพื่อป้องกันไม่ให้ประวัติการแก้ไขสะสมจนเกินความจำเป็น
สรุป
การบริหารจัดการขนาดไฟล์ ODT จำเป็นต้องพิจารณาความสมดุลระหว่างขนาดไฟล์กับความถูกต้องในการแสดงผล
| การตั้งค่า | ขนาดไฟล์ | การแสดงผลบนเครื่องอื่น |
|---|---|---|
| ฝังฟอนต์ ON | ใหญ่ | แสดงผลตรงตามที่ออกแบบไว้ |
| ฝังฟอนต์ OFF | เล็ก | อาจเปลี่ยนแปลงได้หากไม่มีฟอนต์นั้นติดตั้งอยู่ |
สำหรับฟอนต์ทั่วไปที่มีอยู่ในระบบปฏิบัติการส่วนใหญ่ การปิดการฝังฟอนต์ถือเป็นทางเลือกที่เหมาะสม ในขณะที่เอกสารที่ใช้ฟอนต์พิเศษหรือมีข้อกำหนดด้านรูปแบบที่เข้มงวด อาจจำเป็นต้องยอมรับขนาดไฟล์ที่ใหญ่ขึ้นเพื่อรักษาความถูกต้องในการแสดงผล
Image: pexels.com
