การทำ mail merge ด้วย Google Sheet และ Docs

เราสามารถทำ mail merge ด้วย Google Sheet และ Docs ด้วยขั้นตอนง่ายๆ ดังนี้

ที่ Google Docs

1. สร้าง folder เปล่าขึ้นมา 1 อัน สำหรับเก็บเอกสารที่จะใช้เป็น template
2. สร้างไฟล์ Google Docs ใหม่ ให้มีเนื้อหาที่เราต้องการ
3. ในส่วนที่จะดึงข้อมูลจาก Google Sheets มาให้ (ฟิวด์) ให้พิมพ์เป็นรูปแบบที่เป็นเอกลักษณ์ที่ไม่ซ้ำกับข้อความอื่นๆในเอกสารนั้นๆ โดยทั่วไปอาจจะใช้เป็น {{ F01 }} {{ F02 }} หรือจะตั้งชื่อให้สื่อความหมายกว่านี้ก็ได้ เช่น {{ FIRST_NAME }} {{ LAST_NAME }} เป็นต้น
4. บันทึกไฟล์เก็บไว้

ที่ Google Sheet

1. ให้สร้าง Sheet ใหม่ในโฟว์เดอร์เดียวกับที่เราสร้าง template จาก Google Docs
2. ให้แถวแรกเป็นชื่อฟิวด์ และแถวต่อๆมาเป็นข้อมูล
3. เลือกเมนู Extensions > Apps Script

4. ใส่ script นี้เข้าไป แล้วปรับแต่งค่าตามต้องการ

   function exportRowsToPDF() {
   const templateId = '171B92qV0TtAnB1HUiupz6MyeO1pv911nzVPHzM43Dpc'; // Replace with your template ID
   const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
   const data = sheet.getDataRange().getValues();
   
   for (let i = 1; i < data.length; i++) { // Assuming the first row is headers
   // Make a copy of the template document using DriveApp
   const templateFile = DriveApp.getFileById(templateId);
   const docCopy = templateFile.makeCopy('Document for ' + data[i][0]); // Copying the template and renaming it
   const doc = DocumentApp.openById(docCopy.getId());
   const body = doc.getBody();
   
   // Replace placeholders in the document
   body.replaceText('{{F01}}', data[i][0]); // Change index as needed
   //
   body.replaceText('{{F02}}', data[i][1]); // Change index as needed
   //
   body.replaceText('{{F03}}', data[i][2]); // Change index as needed
   //
   body.replaceText('{{F04}}', data[i][3]); // Change index as needed
   // Add more replacements as needed
   
   doc.saveAndClose();
   
   // Export as PDF
   const pdfBlob = DriveApp.getFileById(doc.getId()).getAs('application/pdf');
   const pdfFile = DriveApp.createFile(pdfBlob);
   pdfFile.setName('Document for ' + data[i][0] + '.pdf'); // Naming the PDF file
   }
   }
   

5. กดปุ่ม Run เอกสารที่เป็นรูปแบบ pdf จะถูกสร้างในโฟวเดอร์เดียวกับที่เราเก็บไฟล์ Sheet ไว้

หมายเหตุ

• การสร้างโฟวเดอร์ไม่จำเป็น แต่จะเป็นการสะดวกเพราะเอกสารต่างๆจะถูกบันทึกเก็บไว้ที่เดียวกันหมดไม่ปนกับเอกสารอื่น
• templateId ให้ดูจาก url ของ template ที่อยู่ระหว่างตัว /d/ กับ /edit ของเอกสารของเรา
• การรัน script อาจมีปัญหาเรื่องของ permission ให้เลือกรันแบบ unsafe เพราะมิฉะนั้นเราต้องส่ง script ของเรานี้เข้าไปรับการอนุมัติจาก Google ก่อนก็จะเป็นการยุ่งยากเสียเวลา หากเราต้องการใช้ mail merge เป็นการส่วนตัวเท่านั้น

Photo by Craig Adderley: pexels.com